日本協同教育学会第6回こうべ大会 報告2: 学会当日の運営について
はじめに
10月17日 (土)・18日 (日) に当学会の本大会が発達科学部 (おもにB棟が会場) で開催された。学会関係者・参加者は、2日間で計120人 (事前申し込み67人／当日申し込み53人) であった。17日の運営スタッフは、院生8名・学部生5名・GPスタッフ2名・教員1名、18日の運営スタッフは、院生7名・学部生5名・GPスタッフ2名・教員1名であった。特筆すべきは院生の家族が1名、記録担当のボランティアとして17日 (終日) に参加したことである。
両日ともに早朝8時に集合し、打ち合わせの後、それぞれの持ち場に移動した。院生の役割は、おもに受付・会場・接待であったが、学部生には事前説明が1回のみであったため、実際の具体的な活動内容に関しては、それぞれの担当院生が学部生を支援する必要があった。また、院生のうち2名は一部のセッションの司会・進行も担当していたため、柔軟に行動することが求められる時間帯もあったが、「スタッフ行動スケジュール」に基づいてスタッフ間で協力したため、学会運営をスムーズに進行できた。
写真3: 学会当日の朝の打ち合わせ
写真4: それぞれの持ち場へ慌ただしく移動
受付時
受付に関しては、会費徴収システムや手順が急に変更になるなど複雑な対応を迫られる面があり、スタッフは苦慮したが、担当の院生・教員間で情報を密に交換しあい、その場を乗り切ることができた。また、クローク (院生のアイデア) を設置したことは、全国から集まってくる参加者に好評であった。特に最終日には大勢の方々が荷物を預け、身軽に分科会等に参加された。会場運営に関して、事前リハーサルで確認していたにも関わらず、発表者が持参したパワーポイントの動画が作動しないことがあったが、GPスタッフの機敏な対応で発表前には解決した。
写真5: 学会参加者の受付
写真6: お弁当・懇親会の受付
写真7: クローク受付／大好評でした
写真8: 受付／ちょっと一段落
会場内
学会の内容は、開会式・総会・シンポジウム (グループワーク) などの全体会があり、また分科会では、研究発表や実践報告以外に、ワークショップ (ワールドカフェ) などが開催され、会場担当の院生・学部生は、それぞれの講師や発表者・ファシリテーターと連携しながら、そのセッションがスムーズに運営できるように支援した。また、院生が司会進行を担当したセッションでは、学部生2名もタイムキーパーとしてそのセッションに参画した。(司会進行に関しては以降の「報告4: 院生スタッフ (運営委員) の実践活動報告」をお読みください)
写真9: 司会 高橋さん、タイムキーパー 小西さん
写真10: 司会 石崎さん、タイムキーパー 酒井さん
写真11: 分科会のひとコマ (芝野さんと福田さん)
写真12: ワークショップに参加したり、カメラ撮影したり
接待係
接待係は、学会役員に応接室で湯茶・菓子・弁当サービスをおこない、一般の参加者のために、2か所休憩室を設け、湯茶・菓子サービスをおこなった。大勢の参加者が休憩室を利用したので、ポットの湯や菓子の補充にも適宜気を配った。また、学部生の提案で、弁当の空きゴミを細かく分別にし、参加者には分別廃棄への協力への感謝の言葉がけを随時おこなった。ある参加者からは、「環境保護にも気を配っていて好感が持てる」という言葉をいただいた。
写真13: お弁当引き換え
写真14: ゴミも分別／65個のお弁当が2袋に！
写真15: 休憩室／ポットのお湯補充も忘れずに
写真16: ほっと一息、交代でランチタイム
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Updated: 2009/12/02 (Wed) 20:07